L'importanza di una soluzione documentale oggi

Le informazioni rappresentano un gigantesco patrimonio aziendale, ma solamente il 15-25% di esse risiede sui database dei programmi gestionali, il resto risiede altrove e spesso non è in formato elettronico.
I processi di gestione cartacea dei documenti sono caratterizzati da eccessiva onerosità, difficoltà di condivisione e archiviazione, mancanza di trasparenza, tempi di ricerca elevati, facilità di errori, smarrimenti, perdite e altre inefficienze.
La conservazione digitale della documentazione ha un forte impatto sulla riduzione dei costi aziendali diretti, legati al risparmio di carta e spazio, e indiretti legati all'ottimizzazione delle risorse e quindi al risparmio di tempo. Con la giusta soluzione e una infrastruttura efficiente, l'intero patrimonio informativo aziendale può essere agevolmente gestito.

La soluzione S[o]wre CM|R&B si basa su IBM DB2 Content Manager, la piattaforma tecnologicamente più avanzata, completa, flessibile e versatile presente sul mercato della gestione documentale. Grazie a questa soluzione, i documenti archiviati sulla piattaforma IBM DB2 Content Manager sono connessi direttamente con gli applicativi gestionali attraverso le videate transazionali; ciò avviene in modo nativo su emulazione di terminale (3270, 5250, VT, e Host on Demand), o con un minimo intervento tecnico su applicativi con interfaccia web o Windows (p.e. Microsoft Navision / Dynamics). Le informazioni documentali sono messe integralmente a disposizione dei processi di business aziendali.

Quali obiettivi si raggiungono con la soluzione S[o]wre CM|R&B?

La soluzione S[o]wre permette di ottenere rilevanti benefici:

• Sicurezza del patrimonio documentale

  • Integrità

    • integrità fisica: sicurezza dell'esistenza fisica, non danneggiata, dei documenti;

    • integrità dei contenuti: sicurezza di avere tutti i documenti, completi, sotto controllo.

  • Confidenzialità

    • accesso controllato e profilato, distribuzione mirata;

    • archiviazione fisica fuori rete: nessun rischio di intrusioni e furti.

• Riduzione dei costi

  • riduzione del tempo di ricerca ed archiviazione dei documenti;

  • riduzione dei costi per materiali di supporto e spazi e per la loro gestione.

• Miglioramento dei processi di business, grazie all'integrazione con gli applicativi

• Possibilità di introdurre l'archiviazione sostitutiva, nel pieno rispetto della normativa vigente

La soluzione S[o]wre è una famiglia di prodotti tutti modulari ed integrati fra di loro, tra i quali riportiamo per esempio:

• CM R&B User è l'interfaccia dell'utente con il mondo documentale, e permette di usare il sistema documentale con naturalezza e facilità, attraverso ricche e comode funzionalità di ricerca e fruizione sia dalle applicazioni integrate, sia in utilizzo diretto via client web. Intuitivo nell'uso, non necessita di training utente.

• Con CM R&B ScanServer / Scanstation si configurano con totale flessibilità tutte le fasi di acquisizione dei documenti esterni, sia elettronici, sia da scansire, sia centralmente, sia nelle sedi periferiche. E' possibile configurare i diversi flussi di acquisizione indipendentemente uno dall'altro e la procedura prevede la minimizzazione dei possibili errori di acquisizione.

• Con CM R&B Batchserver si configurano e pilotano i caricamenti automatici di documenti prodotti dai propri sistemi, di cui si conoscono gli indici. L'inserimento non necessita di intervento da parte degli utenti.

• Con CM R&B Index Aligner si allineano gli indici del sistema documentale a quelli delle applicazioni gestionali ad esso integrate.

• Con CM R&B FlowServer è possibile configurare dei workflow operativi sui documenti inseriti in IBM Content Manager. L'utente abilitato può inoltrare i documenti nel processo relativo in modo automatico preconfigurato oppure manuale. Ogni documento può arricchirsi di un numero libero di altri documenti aggiuntivi nel corso del processo

• CM R&B DigiSender permette l'inoltro schedulabile ed automatico (mail, fax) di documenti residenti su IBM Content Manager ad utenti / gruppi / liste di distribuzione configurabili dall'utente.

• Con CM R&B Postel si configura l'inoltro automatizzato di documenti da IBM Content Manager al servizio Postel.

• Con CM R&B NETServer gli sviluppatori del cliente possono utilizzare dall'ambiente di sviluppo Microsoft.net i documenti in IBM Content Manager. Il prodotto è configurabile come un servizio web per l'ambiente ".net" ed integrabile con ogni tipo di applicazione realizzata in questo ambiente di sviluppo.

• CM R&B Legal è il modulo di conservazione sostitutiva (legale) che consente alle aziende di applicare il principio di "paperless" anche per la conservazione dei documenti fiscali. Questo modulo garantisce la conformità alla normativa legale.