Il profilo giuridico del digitale

La carta lascia spazio al digitale dando vita a quella che è stata definita la "rivoluzione copernicana della documentazione"; il processo di informatizzazione del cartaceo ha acquisito un valore economico tale da enfatizzare gli aspetti legali riguardanti formazione, conservazione ed archiviazione dei documenti informatici, generazione ed utilizzo della firma digitale, efficacia probatoria dei documenti elettronici, privacy e trattamento dei dati personali.
La dematerializzazione dei documenti risulta essere la naturale e intelligente applicazione della tecnologia: si tratta di un processo che associa ad ogni documento, in modo univoco, una struttura informativa rappresentabile ed elaborabile tramite l'uso delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione; l'uso intelligente della tecnologia, riducendo le risorse materiali ed energetiche per unità di funzione ed i rischi produttivi legati alla generazione di rifiuti e scorie, risulta eco-sostenibile, ovvero compatibile con la tutela dellambiente.
Ne deriva che un orientamento generale alla gestione elettronica documentale non può che favorire lo sviluppo economico e sociale a lungo termine.

Ai processi che generano documentazione cartacea sono associati oneri e rischi del tutto incompatibili con i livelli di efficienza operativa imposti dallo scenario economico globale per essere competitivi; l'80% del patrimonio informativo aziendale è costituito da documenti cartacei, la cui gestione incide pesantemente sui costi organizzativi dell'impresa. Generare documenti su supporto esclusivamente informatico, digitalizzare gli archivi ed utilizzare la posta elettronica come strumento preferenziale di comunicazione all'interno di una struttura aziendale e nei rapporti con clienti e fornitori rappresenta innegabilmente un'importante occasione in termini di risparmio di tempi, spazio e spesa.
Il grande impulso allo sviluppo del mercato della gestione elettronica dei documenti è stato dato dalla conservazione sostitutiva a norma di legge dei documenti fiscali ed amministrativi; indiscutibili i vantaggi, in termini di recuperi di efficienza, derivanti dalla scomparsa della carta: eliminazione delle duplicazioni e delle lentezze manuali, ricerca e consultazione immediata dei documenti archiviati, diminuizione degli spazi fisici per l'archiviazione, maggiore produttività del personale, flussi di lavoro più snelli.

Sotto il profilo giuridico la documentazione generata, archiviata o trasmessa risulta valida e rilevante solo se conforme a quanto stabilito dal Codice dell'Amministrazione Digitale nonchè, per quanto riguarda gli aspetti legati alla tenuta delle scritture contabili e alla fatturazione elettronica, da alcune Circolari e Risoluzioni dell'Agenzia delle Entrate.
Gli articoli che vanno da 20 a 25 del Codice dell'Amministrazione Digitale stabiliscono l'efficacia giuridica e probatoria dei documenti digitali non sottoscritti, sottoscritti con firma elettronica, sottoscritti con firma elettronica qualificata.
In tema di efficacia giuridica il primo comma dell'art. 20 stabilisce che "il documento informatico da chiunque formato, la registrazione su supporto informatico e la trasmissione con strumenti telematici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge se conformi alle disposizioni del presente codice e alle regole tecniche di cui allart.71".
In tema di efficacia probatoria dei documenti digitali il primo comma dellart. 21 chiarisce che "il documento informatico, cui è apposta una firma elettronica, sul piano probatorio è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità e sicurezza"; il secondo comma aggiunge che "il documento informatico sottoscritto con firma digitale o con altro tipo di firma elettronica qualificata ha l'efficacia prevista dall'art. 2702 del codice civile" e che "lutilizzo del dispositivo si presume riconducibile al titolare, salvo che sia data prova contraria".
Quest'ultima disposizione suggerisce, qualora il documento possa risultare utile giudizialmente, di non utilizzare documenti informatici sottoscritti con firma elettronica semplice, e impone di prestare particolare attenzione alla gestione e sicurezza dei dispositivi di firma digitale.

Il Codice dell'Amministrazione Digitale disciplina dettagliatamente anche l'intero processo di conservazione sostitutiva dei documenti senza obbligo di tenuta degli originali cartacei; con riferimento alla conservazione dei documenti amministrativi e fiscali la recentissima Risoluzione dell'Agenzia delle Entrate n° 14 del 21 Gennaio 2008 ha stabilito che, ai fini di una valida archiviazione di una fattura generata da uno spool di stampa, occorre procedere alla preventiva stampa su carta del documento, alla sua digitalizzazione previa sottoscrizione digitale e quindi alla sua archiviazione.
Rispetto alla tradizionale conservazione cartacea l'archiviazione elettronica è molto più sicura: se un archivio cartaceo può facilmente prendere fuoco, con la consequenziale perdita dei dati, e la sua protezione richiede costose misure antincendio che si sommano all'alto costo degli spazi fisici, un disco informatico, invece, può essere facilmente duplicato e conservato in armadi ignifughi. Un ultimo cenno ai documenti informatici trasmessi tramite posta elettronica certificata che ai sensi dellart. 48 del Codice dell'Amministrazione Digitale nonchè del DPR 11 Febbraio 2005 n° 68, hanno la stessa validità che si otterrebbe attraverso l'uso della raccomandata con ricevuta di ritorno. Un ordine di acquisto, inoltrato tramite e-mail e firmato digitalmente con l'avallo di un ente certificatore esterno, di gran lunga più sicuro di un ordine cartaceo, inoltrato tramite fax e facilmente alterabile.