Gruppo Infordata - "Web Time Sheet"

Per motivi legati alle difficoltà incontrate negli anni nella consuntivazione e nella gestione amministrativa dei servizi prestati, Infordata S.p.A. si è proposta l’obiettivo di studiare una soluzione efficace per la gestione e il monitoraggio dei flussi informativi e dei processi tipici di una società di servizi, utilizzabile in ambito intergruppo.
La ricerca, svolta dal laboratorio interno di Infordata, ha evidenziato l’ampia gamma di prestazioni erogate al cliente: dall’assistenza tecnica sia hw che sw, allo sviluppo di soluzioni personalizzate, alla fornitura di servizi informatici locati presso una delle sedi Infordata e fruibili dal cliente tramite rete Internet, alla rivendita di macchine ed accessori vari.

Prima della ricerca, le varie fasi del processo erano controllate con diverse procedure, le une slegate dalle altre, che non consentivano di avere una visione reale della produttività individuale e dell’andamento delle singole commesse di lavoro. Inoltre, la disgregazione e disomogeneità delle informazioni, data dalla diversità ed incompatibilità delle varie procedure utilizzate, comportava un oneroso ed inutile dispendio di energie nel ripetere n volte operazioni di routine.

L’obiettivo era dunque quello di trovare una piattaforma che fosse:

1. uniforme, nella quale raccogliere tutte le informazioni di processo;
2. altamente integrata con gli altri processi tipicamente presenti nelle aziende di servizi, cioè l’attività strettamente commerciale (presales e rapporti con i clienti) e l’attività amministrativa o contabile.

1. logistici, poiché la presenza saltuaria dei tecnici in sede comporta la necessità di offrire uno strumento fruibile da una qualunque postazione internet per il caricamento giornaliero delle ore di assistenza effettuate presso il cliente etc.;
2. di sicurezza, dettati dall’importanza delle informazioni trattate;
3. di riservatezza, in quanto vengono centralizzate sia le informazioni che interessano la gestione delle commesse di lavoro da parte dei capi progetto, sia l’organizzazione del lavoro dei singoli tecnici, sia l’aspetto pre-amministrativo per la gestione del fatturato.

Al termine dello studio è stato sviluppato un prodotto su piattaforma WebSphere con tecnologia J2EE, utilizzando come base dati DB2 Universal Database che consente di assolvere agevolmente via Web le seguenti funzioni:

1. impostazione delle commesse di lavoro con varie tipologie di contratto (con importazione iniziale dei dati da database esterno Domino utilizzato dal settore commerciale);
2. caricamento giornaliero delle ore lavorate a fronte di ogni commessa da parte di tutti i tecnici sia interni che esterni alla società stessa;
3. verifica dell’avanzamento lavori per ogni singola commessa con l’evidenza del rispetto dei tempi e dei margini di ricavo previsti inizialmente;
4. analisi della produttività individuale dei singoli dipendenti;
5. preparazione di estratti conto per l’emissione delle fatture al cliente (con esportazione diretta in ambiente contabile ACG su AS400 delle fatture e note accredito scaturite dalle commesse).

E’ ancora in fase di studio l’individuazione di un prodotto che sia in grado, a partire dalle informazioni raccolte in WTS e facilmente esportabili, di effettuare un’adeguata analisi aziendale.